Scansione e archiviazione: impostala in 10 minuti

In breve

• Accendi OCR per avere PDF ricercabili.
• Salva dove ti conviene: email (invii veloci), cartelle/NAS (archivio), cloud (sedi diverse).
• Usa nome file chiaro: AAAA-MM-GG - Cliente - Oggetto.
• Metti 2–3 pulsanti rapidi sul pannello (es. “Amministrazione”, “PEC”, “Cloud”).

Dove salvare (scelta semplice)

• Email: perfetta per inviare un documento a qualcuno. Limite di dimensione (5–25 MB). Non è un archivio.
• Cartelle/NAS: lo standard in ufficio. Cartelle per reparto, permessi e backup. Crea una cartella “SCANSIONI‑INBOX”.
• Cloud (Drive/OneDrive/SharePoint): utile con più sedi o smart working. Serve buona connessione e account aziendali.

Impostazioni consigliate

• Risoluzione: 300 DPI (testi) · 200 DPI (bozze) · 400 DPI (disegni).
• Colore: b/n per testi; colore solo quando serve.
• Fronte/retro con rimozione pagine bianche e raddrizzamento.
• OCR attivo; se conservi a lungo, scegli PDF/A.
• Nome file automatico: data + cliente + oggetto.

Esempio pratico (Ufficio)

1. Pulsante “Scansioni Ufficio (300DPI, OCR, PDF/A)”.
2. Destinazione: cartella condivisa NAS\\Ufficio\\SCANSIONI‑INBOX.
3. Nome file: 2025-10-31 - Cliente - Documento.pdf.

Sicurezza minima da attivare

• PIN o badge per usare email e rubrica.
• Rubrica utenti aggiornata (meno errori di digitazione).
• Cartelle/NAS con permessi per reparto e backup attivo.

FAQ

Non riesco a inviare: il file è troppo grande

Invia a una cartella/NAS oppure comprimi di più (200 DPI, b/n). Le caselle email hanno limiti di 5–25 MB.

Meglio colore o b/n?

B/n per testi e moduli. Colore solo quando serve: i file sono più pesanti.

Serve per forza l’OCR?

Consigliato: rende i PDF ricercabili. Senza OCR, cerchi solo per nome file.

Vuoi impostare bene scansione e archiviazione?

Configuriamo OCR/PDF‑A, cartelle/NAS o cloud e i pulsanti rapidi sulla multifunzione. Intervento in tutta la Sardegna.

Richiedi una configurazione

Correlati: Fotocopiatrici e multifunzione • Costo‑copia spiegato • Noleggio vs acquisto